График отпусков: как правильно вносить изменения?

График отпусков: как правильно вносить изменения?

Каждый бухгалтер сталкивался с просьбой работника перенести отпуск. Причины могут быть разные. Если руководитель соглашается на перенос, то бухгалтеру нужно внести изменения в график отпусков.

Изменения в график отпусков вносятся при любых его изменениях.

Когда нужно вносить изменения в график отпусков?

Перенос отпуска работника, утвержденного графиком отпусков, является основанием для внесения в него изменений.

Отпуск может быть перенесен по разным причинам.

По желанию работника

В таком случае работник пишет заявление о переносе.

Далее о переносе отпуска нужно составить соответствующий приказ. В нем указывают причину переноса отпуска и срок, на который он «отодвигается».

Болезнь работника

В этом случае больничный лист – основание для переноса отпуска.

Работник также пишет заявление на перенос или продление, а работодатель издает приказ.

Производственная необходимость

Работодатель может до начала отпуска издать приказ о его переносе по производственной необходимости, либо отозвать работника из отпуска.

В данном случае обязательно должно быть письменное согласие работника.

Таким образом, заявление работника и изданный на его основании приказ о переносе отпуска – основание для внесения изменений в график отпусков.

Как вносить изменения в график отпусков. Алгоритм

Законодательством не установлено, как именно работодатель должен вносить изменения. Поэтому работодатель может прописать порядок в своем локальном документе. Например, в положении об отпусках.

Алгоритм для внесения изменений в график отпусков

1. Получить от работника заявление на перенос отпуска или согласие на перенос в случае производственной необходимости.

2. Издать приказ о переносе отпуска.

3. Издать приказ о внесении изменений в график отпусков.

Данный приказ обязательно должен содержать:

  • основание переноса отпуска;

  • прежние даты отпуска;

  • новые даты, на которые переносится отпуск;

  • распоряжение сотруднику отдела кадров на внесение изменений в график.

Издание такого приказа Рсотруд на сайте Онлайнинспекция.рф рекомендует в целях упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами.

Не забудьте ознакомить работника с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

4. Внести изменения в график отпусков.

Вносить изменения следует в том же порядке, в котором он был утвержден.

Дату утверждения измененного графика отпусков можно оставить прежней. При этом дополнительно необходимо указать редакцию такого графика (например, с изменениями от «__» _____________ 20 __ г.).

Как внести изменения в форму графика отпусков Т-7

Если в организации используют унифицированную форму графика отпусков по форме Т-7, то данные о переносе отпуска вносят в графы 8-10:

  • в графе 8 «Основание (документ) укажите реквизиты приказа о переносе отпуска или приказа о внесении изменений в график отпусков;

  • в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новые даты отпуска;

  • в графе 10 «Примечание» описывают причину, по которой перенесен отпуск.

Помимо графика отпусков изменения также нужно внести в личную карточку сотрудника.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков для новых сотрудников

Если в течение года в организацию приняты новые сотрудники, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет.

В этом случае есть два варианта:

1. Составить дополнение к графику отпусков по новым сотрудникам. Это будет приложением к действующему графику.

Порядок оформления дополнения к графику отпусков аналогичен порядку оформления основного документа.

2. Не вносить изменения в график, предоставить отпуск по заявлению работника и отразить в личной карточке при наличии.

Отметим, что первый вариант поможет бухгалтеру избежать ошибок при предоставлении отпусков новым работникам.


Читать оригинал

Автор: Sergey