Когда с командировочных платить НДФЛ, взносы и налог на прибыль?

Когда с командировочных платить НДФЛ, взносы и налог на прибыль?

Работник строительной организации периодически ездит в командировки. Работодатель компенсирует им затраты, связанные с поездкой. Включаются ли эти суммы в базу по НДФЛ, взносам и «прибыльному» налогу?

Минфин России раскрыл вопросы налогообложения компенсаций в своем письме от 18.11.2021 № 03-01-10/93335.

НДФЛ и взносы: когда платить с компенсации? 

Специалисты ведомства отмечают, что НДФЛ не платится с компенсаций, связанных с исполнением рабочих обязанностей. Сюда же относится и направление в командировку, и некоторые виды расходов, понесенных в поездке. Так, в базу по НДФЛ не включается оплата работнику затрат на аренду жилья. Однако нужно учитывать, что размер компенсации при этом ограничен законодательным лимитом. Кроме того, все затраты должны быть подтверждены документально.

В качестве подтверждения проживания в отеле подойдет БСО или чек онлайн-кассы, а если речь идет об арендованной квартире, то понадобится договор найма и документ, подтверждающий оплату. Если бумаг нет или они оформлены неверно, компенсация затрат также освобождается от налога, но в пределах установленных норм – 700 или 2500 рублей за каждый день в рабочей поездке на территории РФ или за границей.

В отношении взносов ситуация похожая. Работодатель должен компенсировать работнику затраты, связанные с поездкой в интересах фирмы, в частности, на аренду жилья. Конкретные суммы и порядок их выплаты устанавливаются в колдоговоре или ЛНА компании. Это относится к сотрудникам коммерческих организаций.

В статье 422 Налогового кодекса также говорится, что при компенсации расходов на служебные поездки и по территории РФ, и за границей от взносов освобождаются фактически понесенные расходы на аренду жилья, которые подтверждены документально. Поэтому взносы платить не потребуется, если есть соответствующая первичка, напоминают минфиновцы. Аналогично – и с «травматическими» взносами.

Минфин России уже рассматривал ситуацию, связанную с обложением взносами расходов на аренду жилья для сотрудников, в письме от 03.12.2020 № 03-04-06/105682. Компания арендовала квартиру для проживания своих работников в командировке. Иногда она пустовала, иногда там жил один работник или несколько. Ведомство считает, что в таком случае ежемесячная оплата аренды не включается в базу по взносам. Нет здесь и объекта по НДФЛ. Указанные расходы не соотносятся с проживанием определенных специалистов, а фирма платит за аренду жилья независимо от того, когда начинается или заканчивается командировка того или иного работника. Таким образом, связи с определенными работниками не возникает.

Налог на прибыль: есть нюансы 

Расходы на служебные поездки включаются в число прочих. Все «прибыльные» затраты должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Кроме того, необходимо, чтобы они осуществлялись в рамках «доходной» деятельности.

Согласно Положению об особенностях направления работников в командировки, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работнику, вернувшемуся из поездки, необходимо подать своему работодателю авансовый отчет о своих затратах. К отчету нужно приложить оправдательную документацию.

Для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыль подойдет авансовый отчет с правильно оформленными документами, подтверждающими затраты.

Минфиновцы также считают, что затраты на аренду квартиры можно принять только за время проживания в ней командированных работников. Это период определяется, например, на основании билетов или командировочного удостоверения, подчеркивают они в своих письмах.


Читать оригинал

Автор: Vanessa