Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено.  Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и  рекомендованных.

К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура. Таких документов около двадцати, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.

Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, это такие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о премировании;
  • многие другие.

Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.

Кадровые документы организации. Таблица.

Наименование документа

Нормативный акт

Утвержденная форма

 

Обязательные документы

1

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Форма свободная. Для микропредприятий форма Утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858.

 

Составить Трудовой договор с микропредприятием

Составить стандартный трудовой договор

Дополнительное соглашение к трудовому договору

2

Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи

ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.

3

Штатное расписание

ст. 15, 57 ТК РФ

Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Скачать форму Штатного расписания Т-3

Приказ об утверждении штатного расписания

4

Табель учета рабочего времени

ч. 4 ст. 91 ТК РФ

Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)

5

График отпусков

ст. 123 ТК РФ

Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

График отпусков форма № Т-7

6

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ

Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п.

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СТД-Р)

7

Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности.

ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ,

ст. 185.1 ГК РФ

Не утверждены

 

8

Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.)

ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ

Часть таких документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1)

Приказ об увольнении составляют по форме № Т-8

 

 

9

Согласие работника на обработку персональных данных

 

ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Утвержденной формы нет. Воспользуйтесь образцом: Согласие работника на обработку персональных данных

 

 

Локальные нормативные акты организации

1

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

ст. 189 ТК РФ

Нет утвержденной формы

Посмотреть образец: Правила внутренного трудового распорядка

 

2

Положение о персональных данных работников

ст. 87 ТК РФ

Нет утвержденной формы

 

 

 

3

Положение об оплате труда и премировании (в одном иди двух документа) *

ст. 135 ТК РФ

Нет утвержденной формы.

Посмотреть образец: Положения о премировании

 

4

Положение о ненормированном рабочем дне, если данный режим применяется*

ст. 57, 101 ТК РФ

Нет утвержденной формы.

5

Положение о режимах рабочего времени*

ст. 105 ТК РФ

Нет утвержденной формы.

6

Приказ об утверждении формы расчетного листка

ч. 2 ст. 136 ТК РФ

Форма не утверждена. Пользуйтесь образцом.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Расчетный листок

7

Положение об аттестации если необходимо подтверждать соответствие занимаемой должности

Письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об аттестации работников

 

8

Положение о коммерческой тайне

пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Нет утвержденной формы

 

9

Положение о структурном подразделении

 

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об отделе кадров

 

 


*если этого документа нет, соответствующие положения должны быть внесены в трудовой договор

 

 

 

Документы по охране труда и воинскому учету

1

Локальные нормативные акты, правила, стандарты, инструкции

ч. 11 ст. 209, абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК РФ

 

 

2

Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте

ст. 212 ТК РФ

Формы утверждены  приказом Госстандарта от 9 июня 2016 года № 600-ст.

Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

3

Журнал учета микроповреждений (микротравм)

 

 

Форма утверждена: Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.09. 2021 № 632н.

Журнал учета микроповреждений (микротравм)

4

График сменности

Ст. 103 ТК РФ

 

5

Карточки воинского учета

ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ

Приложение № 22 к Инструкции Минобороны, утв. приказом от 22.11 2021 № 700, применяется с 8 января 2022 года.

Карточка по воинскому учету 2022 года

 

Рекомендуемые документы

1

Личная карточка Т-2

С 2022 года нет обязанности вести личные карточки работников по форме № Т-2.

Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам Федерального закона от 22.11.21г. № 377-ФЗ

2

Коллективный договор

ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец:

Макет коллективного договора

3

Должностная инструкция (может быть составной частью трудового договора)

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

 

Нет утвержденной формы

 

 

 

 

 


Читать оригинал

Автор: Proff