С 1 марта 2023 года новые требования к кадровому ЭДО

С 1 марта 2023 года новые требования к кадровому ЭДО

Утверждены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, которые оформляются только в электронном виде. Они вступят в силу 1 марта 2023 года.

Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н.

С 1 января 2022 года работодатели могут перейти на электронный кадровый документооборот (ст. 22.1 – 22.3. ТК РФ). Это их право, а не обязанность. Поэтому кадровый ЭДО можно вводить постепенно.

Для электронных документов работодатель может использовать:

  • платформу «Работа в России», с доступом, в том числе, через портал госуслуг, 
  • или свою специальную информационную систему.

Требования к электронному документу

С 1 марта 2023 года кадровый документ в электронном виде должен состоять из следующих структурных элементов:

  • основная часть документа в формате PDF/A-1A;

  • приложения к основной части документа (при наличии), представленных в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;

  • электронная подпись основной части документа и приложения;

  • машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;

  • описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения: наименование, тип значения, признак обязательности.

К приказу Минтруд приложил перечень структурных элементов описания электронного документа, а также коды кадровых документов, оформляемых в письменном виде. Приведем таблицу кодов.

Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. Таблица

№  п/п

Наименование основных видов документов и иных сведений, связанных с работой

Статья ТК РФ

Код документа (кадрового мероприятия)

I. Прием на работу

1.

Приложение к трудовому договору либо отдельное соглашение к нему о недостающих условиях трудового договора

57

01.001

2.

Приглашение на работу в порядке перевода от другого работодателя

64

01.002

3.

Требование лица, которому отказано в заключении трудового договора

64

01.003

4.

Причина отказа в заключении трудового договора

64

01.004

5.

Заявление об отсутствии трудовой книжки

65

01.005

6.

Трудовой договор

67

01.006

7.

Приглашение работника на работу

80

01.007

8.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, являющееся его неотъемлемой частью

341.2

01.008

9.

Локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью

22, 68

01.009

10.

Ознакомление с локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью

22, 68

01.010

11.

Ознакомление спортсменов, тренеров с нормами, правилами, в том числе антидопинговыми, положениями (регламентами), условиями договоров работодателя в части, непосредственно связанной с трудовой деятельностью спортсменов, тренеров

348.2

01.011

12.

Заявление работника о продлении срока действия срочного трудового договора

261

01.012

13.

Соглашение сторон о продлении действия срочного трудового договора

332, 336.1

01.013

II. Рабочее время и время отдыха

14.

Согласие работника о выполнении им дополнительной работы

60.2

02.001

15.

Отказ от выполнения дополнительной работы

60.2

02.002

17.

Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение продолжительности рабочего времени

92

02.004

18.

Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены)

94

02.005

19.

Согласие работника на привлечение к работе в ночное время, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением

96, 259

02.006

20.

Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от работы в ночное время

96, 259

02.007

21.

Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе

99, 259

02.008

22.

Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением

99

02.009

23.

Согласие работника на привлечение его к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

113, 259, 290

02.010

24.

Распоряжение работодателя о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

113

02.011

25.

Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, о замене части ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска отдельно устанавливаемой денежной компенсацией

117

02.012

26.

Заявление работника о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок

124

02.013

27.

Заявление работника о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией

126

02.014

28.

Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

128

02.015

29.

Ознакомление с правом отказаться от работы выходные и нерабочие праздничные дни

113, 259

02.016

30.

Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от направления в служебную командировку

259

02.017

31.

Согласие работника на направление его в служебную командировку

259

02.018

32.

Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами

262

02.019

33.

Заявление о присоединении к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовании отдельно полностью либо по частям ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы

263

02.020

34.

Заявление о предоставлении дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы

263.1, 319

02.021

35.

Извещение работодателя работником об отказе от выполнения работы

379

02.022

36.

Ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы

99

02.023

37.

Извещение о времени начала отпуска

123

02.024

38.

Правила внутреннего трудового распорядка

68

02.025

39.

Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка

68

02.026

III. Материальная ответственность

40.

Соглашение, прилагаемое к трудовому договору, о конкретизации материальной ответственности сторон этого договора

232

03.001

41.

Специальный договор о вверении работнику ценностей

243

03.002

42.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

244

03.003

43.

Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности

244, 245

03.004

44.

Объяснение для установления причины возникновения ущерба

247

03.005

45.

Обязательство о добровольном возмещении ущерба

248

03.006

IV. Оплата труда

46.

Заявление работника о производстве оплаты труда в иной форме

131

04.001

47.

Извещение работника работодателем при выплате заработной платы

136

04.002

48.

Сообщение работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы

136

04.003

49.

Извещение работодателя работником о приостановке работы на весь период до выплаты задержанной суммы

142

04.004

50.

Уведомление о готовности произвести выплату задержанной заработной платы

142

04.005

51.

Соглашение сторон трудового договора о размере возмещения расходов

188

04.006

V. Охрана труда

52.

Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

185.1

05.001

53.

Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой

222

05.002

54.

Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты

222

05.003

55.

Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продукты

222

05.004

56.

Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продукты на выдачу молока

222

05.005

57.

Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы

229

05.006

VI. Образование работника

58.

Ученический договор

177, 200

06.001

59.

Согласие работника на направление его для прохождение независимой оценки квалификации

196

06.002

VII. Социальное партнерство

60.

Мотивированное предложение о временном приостановлении действия отдельных положений соглашения в отношении работодателя

48

07.001

61.

Мотивированный отказ присоединиться к отраслевому соглашению

48

07.002

62.

Сообщение работодателя выборному органу первичной профсоюзной организации о принятии решения о сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров с работниками

82

07.003

63.

Мотивированный отказ присоединиться к региональному соглашению о минимальной заработной плате

131.1, 345.1

07.004

64.

Заявление работника на перечисление членского профсоюзного взноса или денежных средств на счет(а) профсоюзной организации

377

07.005

65.

Мотивированное мнение

372, 373, 374

07.006

66.

Требования, выдвинутые работниками и (или) представительным органом работников

399

07.007

67.

Решение по рассмотрению требований работников

400

07.008

68.

Решение по рассмотрению требований профессиональных союзов (их объединений)

400

07.009

69.

Согласованное решение, принятое сторонами коллективного трудового спора

403

07.010

70.

Решение трудового арбитража по урегулированию коллективного трудового спора

404

07.011

71.

Соглашение об урегулировании коллективного трудового спора

408

07.012

72.

Предупреждение о проведение предупредительной забастовки

410

07.013

73.

Предупреждение о возобновлении забастовки

411

07.014

74.

Заявление о начале простоя

414

07.015

75.

Коллективный договор

40, 43

07.016

76.

Соглашение по итогам коллективных переговоров

47

07.017

77.

Решение представительного органа работников

399, 410

07.018

VIII. Индивидуальные трудовые споры

78.

Арбитражное соглашение

348.13

08.001

79.

Предложение о создании комиссии по трудовым спорам

384

08.002

80.

Заявление работника о рассмотрение спора в его отсутствие или его представителя

387

08.003

81.

Ознакомление с правилами арбитража (третейского разбирательства)

348.13

08.004

82.

Протокол заседания комиссии по трудовым спорам

387

08.005

83.

Решение комиссии по трудовым спорам

388

08.006

IX. Персональные данные

84.

Согласие работника на получение его персональных данных у третьей стороны

86

09.001

85.

Согласие работника на сообщение его персональных данных третьей стороне

88

09.002

86.

Согласие работника на сообщение его персональных данных в коммерческих целях

88

09.003

87.

Заявление работника о своем несогласии с отказом работодателя исключить или исправить его персональные данные с соответствующим обоснованием такого несогласия

89

09.004

88.

Документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области

86, 88

09.005

X. Изменение условий трудового договора

89.

Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора

72

10.001

90.

Согласие на перевод на другую работу

72.1, 76, 332.1, 336.2, 350

10.002

91.

Просьба о переводе на постоянную работу к другому работодателю

72.1

10.003

92.

Согласие на перевод на постоянную работу к другому работодателю

72.1

10.004

93.

Соглашение сторон о временном переводе на другую работу у того же работодателя

72.2

10.005

94.

Согласие работника на перевод на работу, требующую более низкой квалификации

72.2

10.006

95.

Согласие работника на перевод на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья

73, 81, 83, 84, 261

10.007

96.

Согласие работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, на отстранение от работы на срок, определяемый соглашением сторон, в связи с отказом от перевода либо отсутствием у работодателя соответствующей работы

73

10.008

97.

Уведомление работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений

74, 306

10.009

98.

Предложение работнику о другой имеющейся у работодателя работы

74

10.010

99.

Предупреждение работнику об изменении определенных сторонами условий трудового договора

344

10.011

100.

Согласие на перевод к другому работодателю

348.4

10.012

101.

Согласие работника на предоставление другой равноценной работы (должности) у того же работодателя

375

10.013

XI. Прекращение трудовых отношений

102.

Предупреждение о расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания

71

11.001

103.

Предупреждение о расторжении трудового договора по собственному желанию

71, 80, 348.12

11.002

104.

Предупреждение работнику о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия

79

11.003

105.

Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой

80, 84.1

11.004

106.

Обращение работника о неполучении трудовой книжки / сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения

84.1

11.005

107.

Заявление работника о предоставлении ему с последующим увольнением неиспользованных отпусков

127

11.006

108.

Обращение уволенного работника за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства

178, 318

11.007

109.

Согласие работника на расторжение с ним трудового договора

180

11.008

110.

Предупреждение работника о досрочном расторжении трудового договора

280, 292, 296

11.009

111.

Предупреждение работнику о прекращении трудового договора по совместительству, заключенного на неопределенный срок

288

11.010

112.

Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников

180, 292, 296

11.011

113.

Предупреждение работнику о прекращении трудового договора

327.6

11.012

114.

Решение о согласии или несогласии с увольнением

374

11.013

XII. Иные кадровые мероприятия

115.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

62

12.001

116.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

66.1

12.002

117.

Заявление о неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности

66.1

12.003

118.

Объяснение работника

193

12.004

119.

Заявление дистанционного работника о предоставлении оформленного надлежащим образом экземпляра трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе

312.2

12.005

120.

Согласие на направление в спортивные сборные команды Российской Федерации

348.6

12.006

121.

Сообщение работодателю о прекращении гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства (подданства) иностранного государства либо получении вида на жительство или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства

349.6

12.007

122.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания

193

12.008

123.

Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на замену государственных гарантий и компенсаций денежной компенсацией

351.5

12.009

124.

Иные документы

12.999

 


Читать оригинал

Автор: Victor