Тонкости ведения трудовой книжки. Разъяснения властей

Тонкости ведения трудовой книжки. Разъяснения властей

После перехода на электронный формат трудовой книжки ее бумажная предшественница постепенно уходит в прошлое. Тем не менее традиционные трудовые книжки остаются в ходу. Редакция журнала «Расчет» изучила последние разъяснения властей, касающиеся тонкостей ведения трудовых книжек.

Оформление на работу без приказа

С конца ноября компании могут не издавать приказы о приеме на работу сотрудников, такие изменения внес Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ. У бухгалтеров и специалистов учета сразу же возник вопрос: как, в случае если руководитель организации примет решение отказаться от издания приказов, заполнить графу 4 трудовой книжки? Ответ на этот вопрос дали эксперта сайта «Онлайнинспекция.рф».

Эксперты Роструда рекомендовали в графу 4 трудовой книжки теперь заносить данные трудового договора, ведь этот документ является обязательным и именно рабочий контракт является началом работы в компании.

Напомним, что внесенные названным выше Федеральным законом изменения в главу 68 Трудового кодекса не отменили издание приказа по форме Т1. Издание документа стало добровольным, компании вправе само­стоятельно решать, как организовать кадровый документооборот. 

Новая запись в трудовой книжке после перехода на ведение документа в электроном виде

Представим ситуацию: работник принял решение перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде, но, возможно, он забыл об этом, а может быть, не разобрался, и после увольнения и трудоустройства на новое место он по привычке принес в кадровую службу бумажный документ, в котором тут же сделали запись о приеме на работу. 

Описанная ситуация совсем не гипотетическая, она может произойти в период пиковых нагрузок на кадровую службу. 

Оплошность придется исправить, ведь согласно действующим правилам в бумажной трудовой книжке сотрудника, который перешел на ведение цифрового аналога документа, последняя запись должна быть о том, что документ теперь ведется в электронном виде. Ответ на вопрос искали эксперты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф». 

Сведения о работе сотрудника нужно продолжить вести в электронном виде, а ошибочную запись, внесенную в трудовую книжку, нужно признать недействительной. 

Сделать это можно следующим образом: в разделе «Сведения о работе» сразу под последней записью работнику кадровой службы компании или бухгалтеру, в зависимости от того, кто ведет кадровый учет работников, необходимо указать следующий порядковый номер, дату внесения записи и в графе 3 написать следующее: «Запись за номером (порядковой номер ошибочной записи) недействительна». 

Сведения о работе отражены в разделе о награждениях

К экспертам сайта «Онлайнинспекция.рф» обратился пользователь, который, приняв от нового сотрудника трудовую книжку, выяснил, что предыдущие работодатели вносили сведения в раздел о награждениях. Возникает вопрос: можно ли и нужно ли исправлять сведения? 

Роструд сообщил, что внести корректировки могут как предыдущие компании, в которых трудился специалист, так и работники организации, где он работает в настоящее время. В ведомстве уточнили, что если предприятие, на котором ранее трудился специалист, прошло реорганизацию, то исправления может внести его правопреемник, если предприятие было ликвидировано, то исправления вносит текущий работодатель или предыдущий. 

Эксперты Роструда также рассказали, как именно вносить исправления. В тот раздел, куда были внесены ошибочные сведения, нужно внести новую запись со следующим порядковым номером. После этого необходимо написать, что запись за соответствующим номером недействительна. После чего уже в правильный раздел нужно внести необходимые сведения.

В Роструде напомнили, что в соответствии с пунктом 12 Приложения 2 к приказу Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки не предусмотрены зачеркивания ошибочных записей. 

Правила пересылки трудовой книжки по почте

Бывают ситуации, когда работник прекращает трудиться в компании, но по самым разным основаниям он не приходит в офис предприятия и не забирает трудовую книжку. При этом за организацией сохраняется обязанность передать документ работнику. 

Законодательством предусмотрен механизм передачи документа специалисту: так, компания должна отправить почтовое уведомление сотруднику о необходимости прийти к бывшему работодателю и забрать документ либо, если работник не может приехать, дать свое согласие, чтобы компания выслала ему трудовую книжку по почте. 

Может возникнуть вопрос: нужно ли сообщать сотрдунику трек-номер почтового отправления с трудовой книжкой? Нет, не нужно, отвечают эксперты сайта «Онлайнинспекция.рф».   


Читать оригинал

Автор: Vika