Уведомлять работников о начале отпуска нужно всегда

Уведомлять работников о начале отпуска нужно всегда

Роструд  требует, чтобы компании соблюдали статью 123 ТК РФ и всегда уведомляли работников о дате начала отпуска.

По этому вопросу позиция Роструда не меняется уже несколько лет. О требовании уведомлять работников о начале отпуска, чиновники писали в нескольких письмах за последние годы. Например, в старом письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 «О сроке оплаты отпуска…»  и в новом от 24.12.2020  № ПГ/59245-6-1 «Об уведомлении о начале отпуска»

Каждый работник имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск согласно статьям 114 и 122 ТК РФ.

Право на отпуск за первый год работы появляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы в компании. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Это разрешено статьей 122 ТК РФ.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время года в соответствии графиком отпусков.

График отпусков обязаны соблюдать и работодатель, и работник. После утверждения руководителем компании графика отпусков, с ним знакомят всех работников под роспись.  

О начале отпуска работодатель обязан извещать работников за две недели в соответствии со статьей 123 ТК РФ.

Эта  норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Уведомлять об изменении периода отпуска нужно и тех работников,  кто решил взять дополнительный отдых.

Уведомление о начале отпуска не имеет утверждённой формы

Уведомление о начале отпуска составляется произвольной форме.

В уведомлении указывают:

  • реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
  • название, дата, номер документа;
  • должность и Ф.И.О. работника;
  • дата начала и окончания отпуска;
  • общее количество дней отпуска;
  • подпись руководителя;
  • должность и Ф.И.О. руководителя, подписавшего уведомление об отпуске.

Чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики и бухгалтеры могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а). Только издать его нужно, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска.

В приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то есть фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Уведомление о начале отпуска считается правильно оформленным при наличии подписи сотрудника об ознакомлении, при наличии дат начала и окончания отдыха.

Как уведомить о начале отпуска

Компания может самостоятельно выбрать способ уведомления.

Подробнее о том, как выбрать оптимальный способ уведомления читайте в статье «Как уведомить работника о начале отпуска: последние разъяснения Роструда?»

Согласно статье 123 ТК РФ работника необходимо оповестить о началеотпуска. Компания может выбрать один из следующих способов:

  • вручить письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
  • оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
  • внести в график отпусков дополнительные две графы: для подписи и для отметки, что работник извещен;
  • издавать приказ о начале отпуска за 2 недели до отпуска и получить подпись сотрудника на приказе.

Если отпуск переносится

Нередко у работника меняются планы, и он не может уйти в отпуск по графику. Планы могут изменится и у работодателя.

Законодательство требует соблюдать график отпуск и устанавливает определённые правила извещения работника о времени начала отпуска.

Если меняется период отпуска работника, об этом нужно его уведомить работника за 14 дней до начала отпуска.

На что влияет несоблюдение правила уведомления о начале отпуска

То, что компания не уведомила работника о начале отпуска выявляется при проверках трудовой инспекцией. Если ваша компания стоит в плане проверок трудовой инспекцией на год, вам нужно озадачится приведением в порядок кадровых документов, в том числе и по отпускам.

Если вы не составляете уведомления, у вас обязательно должны быть приказы по форма № Т-6 или Т-6а, изданные и подписанные за 14 дней до отпуска. Это дает вам право утверждать, что требования статьи 123 ТК РФ выполнены.

Если возникнет конфликт с работником, тот факт, что его не уведомили о начале отпуска он может использовать в свою пользу. Будь то в суде, будь то в жалобе в трудовую инспекцию.

Обратите внимание! Работник, которого не уведомили о дате начала отпуска, вправе перенести его на другой срок. И компания не может отказать.

За нарушение трудового законодательства, а точнее, за не уведомление работника о начале отпуска могут оштрафовать по п.1. статьи 5.27 КоАП РФ:

  • индивидуального предпринимателя на сумме от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • руководителя компании на сумму от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • компанию на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей

Читать оригинал

Автор: Proff