Годятся ли для признания и списания дебиторской задолженности копии документов из информресурсов

Годятся ли для признания и списания дебиторской задолженности копии документов из информресурсов

Расходы для налога на прибыль требуют документального подтверждения. Документы, которые соответствуют требованиям Налогового кодекса, нужны и для того, чтобы можно отнести на внереализационные расходы или списать за счет созданного резерва по сомнительным долгам дебиторскую задолженность, которая стала безнадежной. О таких документах рассуждает Минфин в письме от 3 ноября 2022 г. № 03-03-06/2/107386.

Какими документами подтверждать расходы для налога на прибыль

Минфин довольно часто отвечает на вопросы о первичных документах. Ответы, как правило, стандартные. И конкретики в них нет. В письме Минфина от 24 октября 2022 г. № 03-03-06/1/102637, например, говорится, что отсутствие в Налоговом кодексе перечня подтверждающих документов дает право организациям признавать расходы для налога на прибыль на основании подтверждающих документов:

  • оформленных в соответствии с законодательством РФ;
  • либо документов, оформленных в соответствии с обычаями делового оборота, применяемых в иностранном государстве, на территории которого произведены соответствующие расходы;
  • и (или) документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Такие требования к подтверждающим документам установлены статьей 252 НК РФ, а Минфин обобщил это таким образом: признавать расходы для налога на прибыль можно на основании любых документов, соответствующих требованиям действующего законодательства.

Обратите внимание, главным в этой Формулировке не является слово «любых». Главные слова – «соответствующих требованиям действующего законодательства». А Налоговый кодекс под действующим законодательством, в соответствии с которым должны быть оформлены подтверждающие налоговые расходы документы, подразумевает Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Статьей 313 Налогового кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Они должны быть оформлены в соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Где взять нужные документы

Чтобы отнести к безнадежной и в дальнейшем погасить в учете просроченную дебиторскую задолженность, надо сначала провести ее инвентаризацию. По срокам это может быть по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев или даже месяца – в зависимости от принятой учетной политики, а также в зависимости от того, в каком порядке вы формируете резерв по сомнительным долгам в налоговом учете, если безнадежные долги списываете за счет этого резерва.

В процессе инвентаризации будут оформлены такие документы:

1.    Приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22).

2.    Акт, в котором зафиксировано состояние расчетов с покупателями и прочими дебиторами (унифицированная форма № ИНВ-17).

3.    Информация о дебиторах: наименование, сумма долга, дата его появления и другое (приложение к форме № ИНВ-17).

Указанные формы утверждены приказом Минфина № 49 и постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 № 88.

В Законе № 402-ФЗ говорится, что использовать унифицированные формы не обязательно. Организация вправе разработать собственные бланки и отражать в них результаты инвентаризации.

По итогам инвентаризации будет оформлен приказ директора о списании долга и бухгалтерская справка, в которой нужно подробно отразить все вычисления.

Также нужно подобрать все бумаги по сделке с должником: договоры, накладные, платежки, акты приема-передачи, счета-фактуры и проч. Если срок исковой давности прерывался, нужны подтверждающие бумаги, в частности, акты сверки и письма.

Списать «дебиторку» в налоговые расходы, даже если по ней истек срок исковой давности, без подтверждающих первичных документов нельзя. Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом, составленным с учетом требований (обязательных реквизитов), установленных в пункте 2 статьи 9 данного закона.

Документы для признания дебиторской задолженности безнадежной

А теперь обратимся к письму Минфина от 3 ноября 2022 г. № 03-03-06/2/107386.

Безнадежной признается задолженность, по которой истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Из письма следует, что не следует смешивать понятие подтверждающих первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством, с электронными образами документов, выгруженных с официальных сервисов, и скриншотами информации, размещенной в государственных информационных системах.

Несмотря на то, что такая информация является официальной, копии документов, выгруженные из государственных информационных ресурсов, не отвечают требованиям, которые предъявляются к первичным учетным документам.

Электронные образы документов, выгруженные с официальных сервисов, и скриншоты информации, размещенной в государственных информационных системах, не могут быть использованы в качестве единственного и достаточного документального подтверждения правомерности отнесения задолженности к безнадежной. Они могут быть лишь дополнительной информацией к первичным документам, которые имеют отношение к списываемому безнадежному долгу.

Дополнительную информацию вы найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

Если у вас есть доступ — пользуйтесь. Если нет, зайдите и зарегистрируйтесь на 3 дня. Вот ссылки на материалы, которые вам пригодятся:

Направленность расходов на получение доходов

Экономическая оправданность расходов


Читать оригинал

Автор: Vanessa