Как сразу отличить документ, который годится для подтверждения расходов

Как сразу отличить документ, который годится для подтверждения расходов

Вы знаете, что при расчете налога на прибыль подтвердить расходы нужно первичными учетными документами. Относится ли к таким документам книга продаж, разъяснил Минфин в письме от 5 декабря 2022 г. № 03-03-06/1/118688. Такой подход поможет вам самостоятельно разобраться с тем или иным документом.

Чем подтвердить расходы

На тот или иной вид расходов у вас должны быть документы, которые их подтверждают.

Например, если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки.

По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д. Кстати, если подотчетное лицо к авансовому отчету прилагает в качестве подтверждения расхода кассовый чек, то он, кроме других обязательных реквизитов должен содержать еще QR-код (письмо Минфина от 14 октября 2019 г. № 03-03-06/1/78500).

Кассовые чеки
тоже входят в число таких документов. Но чек может подтвердить только то, что расчеты были совершены.

И только в случае, если он содержит сведения как о продавце, так и о покупателе (см. письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455).

Запомните важное общее правило

В статье 252 НК РФ установлены общие правила признания расходов в целях налогообложения прибыли. Среди них требование о подтверждении затрат в налоговом учете документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Речь идет о федеральном законодательстве. Отраслевые нормативные акты, а также постановления и распоряжения правительства к нему не относятся.

Минфин в письме от 5 декабря 2022 г. № 03-03-06/1/118688 пишет, что книга продаж составляется в соответствии с положениями постановления правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Поэтому она не может относиться к первичным учетным документам и подтверждать понесенные расходы (заметим: так же, как и отдельно взятый счет-фактура).

О форме первички

Первичные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде, с использованием электронной подписи.
Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот в первичке», налоговики рекомендуют применять утвержденные ФНС форматы.

Также разработан электронный формат счета на оплату. Он размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов.

ФНС разработала и опубликовала проект электронного формата и для путевого листа.

Дополнительную информацию вы найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

Если у вас есть доступ — пользуйтесь. Если нет, зайдите и зарегистрируйтесь на 3 дня. Вот ссылки на материалы, которые вам пригодятся:

  • Чек самозанятого
  • Экспедиторские документы
  • Перевозка грузов
  • Аренда
  • Длящиеся услуги


Читать оригинал

Автор: Vika