Компенсация расходов дистанционщикам: что с НДФЛ, взносами и налогом на прибыль?

Компенсация расходов дистанционщикам: что с НДФЛ, взносами и налогом на прибыль?

В соответствии с Трудовым кодексом работодатель обязан обеспечивать «удаленного» работника необходимым для работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другим ПО. Дистанционный сотрудник может использовать личную технику и программное обеспечение. В таком случае работодатель выплачивает ему компенсацию и возмещает расходы, связанные с их использованием.

Сроки, порядок и размеры компенсаций организация устанавливает в колдоговоре, своем ЛНА, принятых с учетом мнения профсоюза, трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним. Сама компенсация может выплачиваться в виде фиксированной суммы или рассчитываться с учетом износа оборудования. Работодатель также может компенсировать расходы на мобильную связь, затраченную в процессе работы электроэнергию и Интернет.

НДФЛ и взносы: платить или нет?

Компенсации расходов «удаленщикам» не включаются в базу по НДФЛ. Минфин России в своем письме от 11.01.2022 № 03-04-06/263 напоминает о том, что все компенсации, предусмотренные российским законодательством и связанные с выполнением рабочих обязанностей, не облагаются этим налогом.

Именно поэтому важно, чтобы сумма компенсаций была определена в колдоговоре и других документах. Это дает основание не платить НДФЛ при перечислении компенсаций удаленным работникам.

Похожая ситуация и со взносами. Компенсации расходов удаленщиков, связанные с использованием ими в работе личной или арендованной техники, а также программно-технических средств и другого ПО, не облагаются взносами, как и другие компенсационные выплаты. Это предусмотрено статьей 422 Налогового кодекса.

Однако при этом должны выполняться несколько важных условий. Компенсации должны быть предусмотрены федеральным законодательством, законами субъектов страны или решениями представительных органов местного самоуправления. Для них установлены нормы, в пределах которых взносы не платятся. И, конечно, все компенсации должны выплачиваться в связи с выполнением работником его трудовых обязанностей.

Компенсация «удаленщикам» и налог на прибыль

Вправе ли организация учесть компенсации дистанционным работникам в целях налогообложения прибыли? Да, если они выплачиваются согласно положениям статьи 312.6 ТК РФ.

В своем письме Минфин России уточняет, что размер компенсаций должен соответствовать экономически обоснованным расходам, которые связаны с фактическим использованием «удаленщиком» техники, ПО, услуг связи и т.д. Поэтому у работодателя должны быть копии документов, которые подтверждают, что оборудование куплено или арендовано дистанционщиком, а также копии бумаг, подтверждающих расходы при его использовании (чеки на оплату мобильной связи, Интернета и т.д.).

Т.е. учитывать можно только те расходы, которые документально подтверждены, экономически оправданны и нужны для направленной для получения дохода деятельности.


Читать оригинал

Автор: Ekaterina