Сколько хранить требования от ИФНС, ПФР, трудовой инспекции?

Сколько хранить требования от ИФНС, ПФР, трудовой инспекции?

Вряд ли найдется хоть одна компания, проработавшая на рынке не менее года, и не получившая ни одного требования от ИФНС, ПФР или других ведомств.  Выбрасывать эти документы нельзя. Приказом Росархива установлены свои сроки хранения для запросов от контролирующих органов.

Больше всего требований о предоставлении информации или разного рода пояснений поступает из налоговой инспекции, на втором месте ПФР и трудовая инспекция.

Требование ИФНС

ИФНС может выслать требования по различным причинам: встречная проверка контрагента; ошибки в декларации; низкая зарплата; низкий показатель налоговой нагрузки и так далее. 

В большинстве случаев требования от ИФНС поступают через оператора ЭДО в электронном виде. Распечатывать их и хранить не нужно. Все электронные копии сохраняются системе ЭДО.

Требование может поступить в компанию в бумажном виде по почте. Такое требование нужно хранить в течение нескольких лет. А, точнее – 5 лет.

Эти документы прямо поименованы в приказе Росархива от 20.12.2019 года. В соответствии с пунктом 314 этого приказа:

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней нужно хранить 5 лет.

Запрос из ПФР

ПФР вправе истребовать документы в ходе как выездной, так и камеральной проверки.

Срок хранения запросов, справок, актов, предписаний, проверочных листов и так далее составляет 10 лет.   Это касается документов, которые компания получает или отправляет в ведомство государственного контроля, в которым относится и ПФР.

Согласно пунктом 141 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236:

Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора нужно хранить:

  • в проверяющей организации 10 лет ЭПК;
  • в проверяемой организации 10 лет.

Требование от Трудовой инспекции

Трудовая инспекция осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (статья 353 ТК РФ).

При проведении камеральной проверки в компанию поступает копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки и запрос о предоставлении документов. Трудовая вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе в отношении уволившихся работников.

Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, проводимых органами государственного контроля, в том числе без взаимодействия с объектом надзора хранятся:

  • в проверяющей организации — 10 лет ЭПК;
  • в проверяемой организации – 10 лет.

Десятилетний срок хранения этих документов установлен пунктом 141 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях нужно хранить 5 лет (пункт 145 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Запрос от местных властей

В компанию может поступить запрос из местной администрации. Такие документы нужно хранить 5 лет.

Этот срок установлен пунктом 146 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Документы (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) административных комиссий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований хранятся 5 лет.

Столько же нужно храните акты, протоколы, постановления, определения, заключения, заявления и переписку с административными комиссиями региона или муниципального образования.

Сроки хранения требований, актов, переписки с контролирующими органами. Таблица

Ведомство

Документы

Срок хранения

Пункт Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236

ИФНС

Переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет

Пункт 314

ПФР и Трудовая инспекция

Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, ревизий.

10 лет

Пункт 141

Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях

5 лет

Пункт 145

Местные органы власти

Акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка

5 лет

Пункт 146


Читать оригинал

Автор: Vanessa