Оформляем использование личного автомобиля работника в служебных целях

Оформляем использование личного автомобиля работника в служебных целях

Использование работником своего личного авто для поездок по служебным делам можно оформить договором аренды либо допсоглашением к трудовому договору.

Аренде транспортных средств посвящен параграф 3 главы 34 Гражданского кодекса РФ. Одновременно с этим, в статье 188 ТК РФ установлено право компании на возмещение работнику расходов при использовании личного имущества.

Как оформить аренду автомобиля у своего работника: договор аренды или трудовой договор

По ГК РФ предусмотрено два вида договора аренды автомобиля:

  • аренда транспортного средства с экипажем;
  • аренда транспортного средства без экипажа.

В первом случае арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное пользование и оказывает услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации. Порядок такой аренды расписан в статьях 632-641 ГК РФ.

Во втором случае, арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и его технической эксплуатации. Порядок такого вида аренды описан в статьях 642-649 ГК РФ.

Организация вправе взять в аренду автомобиль как у юридических, так и у физических лиц, в том числе у своих работников.

Согласно статье 188 ТК РФ если работник использует свое личное имущество с согласия работодателя и в интересах организации, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Поэтому, использование работником личного авто для поездок по делам компании можно включить в трудовой договор и там же прописать размер возмещения расходов. Можно подписать отдельное дополнительное соглашение. 

Соглашение нужно составить в письменной форме, и в нем установить размеры и порядок компенсации за использование личного имущества, а также сумму расходов сотрудника на покупку ГСМ.

Размер арендной платы

Размер арендной платы определяется по договоренности между арендодателями и арендатором:

  • по соглашению сторон — произвольно согласно статьям 421 и 424 ГК РФ;
  • основываясь на рыночных условиях по подобным видам аренды;
  • по калькуляции затрат на аренду транспортного средства, в которую включаются все расходы владельца.

Если заключен договор аренды автомобиля без экипажа арендатор может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

На основании статей 644 и 646 ГК РФ в договор нужно включить пункты о том, что расходы на ремонт, техническое обслуживание, страховку «ложатся» на арендатора.

НДФЛ при аренде авто у физлица

Доходы работника от сдачи имущества в аренду являются облагаются НДФЛ.

Организация при выплате дохода работнику с суммы за аренду автомобиля обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Страховые взносы на арендную плату автомобиля у работника не начисляются на основании п. 4 ст. 420 НК РФ и разъяснений Минфина, данных в письме от 18.06.2018 № 03-15-07/41602.

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами

наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

Получить издание


Читать оригинал

Автор: Ekaterina