Хранить бумажные копии документов для выплат пособий от ФСС не нужно

Хранить бумажные копии документов для выплат пособий от ФСС не нужно

Для выплаты сотрудникам пособий работодатели подают в Фонд социального страхования необходимые сведения.  Формат – электронный или бумажный – зависит от количества работников.

Электронные реестры сведений по установленной форме, подписанные ЭЦП, сдают компании, у которых среднесписочная численность работников более 25 человек.

Если в компании работает менее 25 человек, документы можно сдать на бумаге с описью либо в электронной форме.

Электронный реестр – это таблица в машиночитаемом формате. Распечатывать его и хранить в бумажном виде не нужно. Все электронные реестры будут храниться в вашей бухгалтерской программе и ЭДО.

С 1 января 2022 года основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам является электронный больничный (ЭЛН).

Распечатку ЭЛН, талоны из медицинской организации и другие виды бумажных носителей от работников получать не нужно.

Для приема ЭЛН на оплату достаточно получить его номер: по телефону, мессенджеру, электронной почте.

После того как сотрудник принесет номер электронного больничного, можно либо зайти в личный кабинет организации на сайте ФСС и проверить его, либо запросить этот больничный лист из фонда по его номеру с помощью своей программы.

Если компания отправляет реестр на бумаге

В законодательстве нет требования хранить подписанный сотрудником бумажный экземпляр сведений о нем, направленных в ФСС. Более того, сведения можно направить и без подписи работника. 

Больничный полученный на бумаге до 2022 года

С учетом того, что с 2022 года больничные выписываются только в электронным виде, бумажных листков практически нет. Но, те бумажные больничные, которые были получены ранее, бухгалтерия должна хранить 6 лет. Таково требование подпункта 6 пункта 3.4. статьи 23 Налогового кодекса РФ: «в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов».

Электронные документы, подтверждающее право на пособие

С 1 января 2022 года пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам выплачиваются на основании электронных больничных.

Электронные больничные хранятся в системе ФСС – «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).

Сведения и документы для выплаты выплаты пособий могут поступать в ФСС России не только от работодателей, но и госорганов. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из ЗАГС.

Поэтому, бухгалтерии нет смысла хранить бумажные копии свидетельства о рождении ребенка для подачи сведений в ФСС.


Читать оригинал

Автор: Ekaterina